Archivordnung

B E N U T Z U N G S O R D N U N G

§ 1 Benutzung
Die im Archiv der Stadt Altena (Westf.) verwahrten Archivalien können von jedermann benutzt werden, soweit gesetzliche Bestimmungen oder Regelungender Stadt Altena (Westf.) und diese Benutzungsordnung (BO) dem nicht entgegenstehen.

§ 2 Art der Benutzung
(1) Die Benutzung kann erfolgen
a) für dienstliche Zwecke von Behörden und Gerichten,
b) für wissenschaftliche Forschungen,
c) für Veröffentlichungen,
d) für private Zwecke.

(2) Zur Benutzung können nach Ermessen des Archivs
a) Archivalien im Original,
b) Abschriften oder Kopien auch von Teilen der Archivalien vorgelegt
oder
c) Auskünfte aus den Archivalien gegeben werden.

(3) Die Benutzer werden archivfachlich beraten; auf weitergehende Hilfen, z. B. beim Lesen älterer Texte, besteht kein Anspruch.

(4) Die vorgelegten Archivalien sind sorgfältig zu behandeln und in gleichem Zustand, wie sie vorgelegt wurden, wieder zurückzugeben. Es ist untersagt, Archivalien zu beschädigen, z. B. Striche und Bemerkungen anzubringen, verblaßte Stellen nachzuziehen, zu radieren oder Archivalien als Schreibunterlage zu verwenden.

(5) Während der Benutzung von Archivalien darf nicht geraucht, gegessenoder getrunken werden.

§ 3 Benutzungsantrag
(1) Der Benutzer hat schriftlich einen Antrag auf Benutzungserlaubnis zu stellen. Dabei sind der Zweck bzw. der Gegenstand der Forschungen genau anzugeben.

(2) Der Benutzer muß gleichzeitig eine schriftliche Erklärung darüber abgeben, daß er
a) vom Inhalt dieser BO Kenntnis genommen hat sowie
b) bestehende Urheber und Personenschutzrechte beachten und Verstößegegenüber den Berechtigten selbst vertreten wird.

(3) Der Benutzer ist verpflichtet, von jeder Veröffentlichung, die wesentlich auf der Benutzung von Archivalien im Archiv der Stadt Altena (Westf.) beruht, ein Belegstück kostenlos abzuliefern.

§4 Benutzungserlaubnis
(1) Die Benutzungserlaubnis erteilt der Archivverwalter, soweit nichts anderes bestimmt ist. Sie beschränkt sich auf den im Benutzungsantrag angegebenen Zweck.

(2) Die Erlaubnis ist zu versagen, wenn
a) gegen den Zweck der Benutzung schwerwiegende Bedenken bestehen oderschutzwürdige Belange des Staates, von Gebietskörperschaften oder ihrer Organisationseinheiten oder Interessen von Einzelpersonen gefährdet werden könnten,
b) die Archivalien durch Organisationseinheiten der Stadt Altena (Westf.)benötigt werden oder durch die Benutzung der Ordnungs oder Erhaltungszustand der Archivalien gefährdet würde.

(3) Die Erlaubnis kann inbesondere bei Benutzungen nach § 5 Abs. 3 5 mitAuflagen verbunden werden, z. B. bestimmte Informationen vertraulich zubehandeln oder das Manuskript vor einer Veröffentlichung zur Einsicht vorzulegen.

(4) Die Erlaubnis ist zu entziehen, wenn Gründe bekannt werden, die zu einer Versagung nach Abs. 2 geführt hätten oder der Benutzer gegen dieseBO verstößt.

(5) Die Erlaubnis ist auch zu entziehen, wenn der Benutzer Archivalienunsachgemäß behandelt, beschädigt, verändert oder deren innere Ordnungstört. Schadensersatzforderungen bleiben vorbehalten.

§ 5 Benutzung amtlichen Archivgutes
(1) Archivgut amtlicher Herkunft, das im Archiv verwahrt wird, kann 30 Jahre nach Aktenschließung benutzt werden, soweit dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen.

(2) Vor Ablauf dieser Frist kann Archivgut amtlicher Herkunft benutzt werden, wenn
a) es veröffentlicht ist oder zur Veröffentlichung bestimmt war oder
b) die Organisationseinheit, in der es entstanden ist, oder der Stadtdirektor zustimmt. 

(3) Amtliches Archivgut, das sich auf einzelne natürliche Personen bezieht, kann über die Regelungen nach Abs. 1 und 2 hinaus ohne die Einwilligung der Betroffenen oder ihrer Rechtsnachfolger erst 30 Jahre nach dem Tod (soweit nicht feststellbar, 100 Jahre nach der Geburt) der Betroffenenbenutzt werden. Die Einwilligung bzw. die erforderlichen Nachweise hat der Benutzer zu erbringen.

(4) Sollen in Dateien gespeicherte personenbezogene Informationen über Lebende benutzt werden, sind die einschlägigen Datenschutzbestimmungen anzuwenden.

(5) Sofern personenbezogene Informationen anonymisiert verwendet werden sollen und sichergestellt ist, daß für Dritte eine Identifizierung von Einzelpersonen nicht möglich ist, kann eine Benutzung auch vor den in Abs. 3 genannten Fristen bewilligt werden. Die Erlaubnis erteilt der Stadtdirektor. Er kann ergänzende Sicherungsmaßnahmen insbesondere nach § 4 Abs. 3 anordnen.

§ 6 Benutzung privaten Archivgutes in Verwahrung der Stadt Altena (Westf.)
Für die Benutzung von Archivgut privater Herkunft, das im Archiv der Stadt Altena (Westf.) verwahrt wird, gilt § 5 entsprechend, soweit mit den Eigentümern der Archivalien keine anderen Vereinbarungen getroffen sind.

§ 7 Auswärtige Benutzung
(1) In besonders begründeten Fällen besteht bei bewilligten Benutzungendie Möglichkeit, Archivalien auf Kosten des Benutzers zur Einsichtnahmean andere hauptamtlich geleitete Archive oder Behörden auszuleihen.

(2) Diese haben sich zuvor zu verpflichten, die Archivalien feuer und diebessicher aufzubewahren, vor äußeren Einwirkungen (z. B. Nässe) zuschützen und dem Benutzer nur in den Diensträumen zur Einsicht vorzulegen.

§ 8 Reproduktionen
Von den vorgelegten Archivalien können in begrenztem Umfang auf Kosten der Benutzer Kopien angefertigt werden. Die Wiedergabe von Archivalien in Veröffentlichungen ist nur mit besonderer Erlaubnis und unter Nennung der Quelle sowie des Archivs zulässig.

§ 9 Entscheidungen im Einzelfall
Die Entscheidungen nach den Bestimmungen dieser BO trifft im Einzelfall der Archivverwalter. Dieser regelt auch alle weiteren Einzelheiten des Benutzungsverfahrens.

§ 10 Kosten der Benutzung
(1) Die Benutzung des Archivs ist unentgeltlich.

(2) Entstehende Sachkosten (z. B. für Reproduktionen) und Sonderleistungennach § 8 werden aufgrund der jeweils gültigen Verwaltungsgebührensatzung nebst Gebührentarif der Stadt Altena (Westf.) berechnet.

§ 11 Inkrafttreten
(1) Diese Benutzungsordnung tritt am 1. Juli 1984 in Kraft.

(2) Gleichzeitig treten ihr entgegenstehende oder mit ihr übereinstimmende Regelungen, insbesondere die Benutzungsordnung vom 15. Mai 1963, außer Kraft.

für das Archiv der Stadt Altena (Westf.) vom 20.6.1984